¿Project Management? Me llevará realmente a ser exitoso? ¿Qué debo considerar? 

 

Saber si el camino indicado para llevar en orden nuestros proyectos, portafolio, programas es utilizando una metodología formal de proyectos y si esto les llevará realmente a ser exitosos o incrementar sus resultados positivos, la respuesta es que definitivamente esta práctica, tanto en organizaciones muy pequeñas hasta corporaciones ha tenido mejores y positivos resultados a no tener ninguna y que cada vez que inicies un proyecto debas inventar la rueda o invertir horas de tus recursos para alinear una y otra vez que se debe, como se debe, que documentos utilizarán, que comunicación llevaras y de que manera se realizará cada proyecto. O cuando tienes una metodología establecida pero no la has comunicado con el resto de la organización, interesados y/o no las has incorporado en tus procesos de la compañía, deberás explicar una y otra vez o debes correr una maratón para los procesos de auditoría…Cuidado!

 

Hay varios factores que debes tomar en cuenta si te encuentras formando una oficina de proyectos o ya tienes una metodología y quieres reinventarte o estas cuestionándote si es la forma correcta y mejorar ciertos aspectos para obtener mejores resultados. 

Iniciemos con la base de todo cambio, LA GENTE, esta tu equipo de trabajo capacitado para llevar esta disciplina a cabo? Te enlistaré otros factores importantes…:

 

  1. El personal, tiene la base para iniciar, operar y pensar como project managers?

  2. El team gerencial ha aprobado la decisión, sabiendo los planes, beneficios, impactos organizacionales, impactos financieros positivos (que viene siendo parte de lo que en adelante podrás mostrar), comunicaciones, información a percibir o entregar?

  3. Has revisado como afectará los procesos actuales con la estandarización? Es decir, desde qué momento del flujo o proceso te involucrarás y donde terminarás?

  4. Debes iniciar con un plan base de cómo realizarás el manejo del cambio, no dejes de incluirlo! Esto marcará una gran diferencia.

  5. Saben tus clientes qué metodología utilizarás en adelante y como se verán afectados? Cómo participarán? Tienen ellos una metodología actual? Que harás en estos casos?

  6. Debes análizar cuidadosamente, de preferencia involucrando equipos de otras áreas que participan en la vida del proyecto, y preguntarles cuáles son las oportunidades de mejora actual que puedes incorporar en tus cambios que estas planeando implementar.

  7. Revisa con tu equipo, cuál es el mejor tiempo y cronograma para implementar el cambio y comuniquenlo con suficiente anterioridad.  No intentes realizarlo todo al mismo tiempo!

  8.  Asegurate de realizar inducciones tanto a tu equipo como a los stakeholders.

 

Gran parte del éxito de establecer una metodología, ya sea basada en PMI® u otra, es lo que en adelante puedas llegar a controlar y medir muchos factores e indicadores, ya que lo que definitivamente no se mide, no se puede saber si necesita mejora o en su defecto, un control de cambio.  Entre las áreas que debes enfocarte en priorizar por implementar que te acercaran a esos resultados positivos iniciales son:

 

  1. Manejo del alcance de tus proyectos.  Desde el momento de la evaluación de factibilidad hasta establecer un alcance, cómo lo controlarás y le darás seguimiento.

  2. Gestión financiera de tu proyecto o cartera, debes procurar iniciar ordenando tus datos para que estos sean los mismos de inicio a fin, que el equipo de proyectos maneje la información de las finanzas y domine su terminología y las herramientas, ya que en la medida que esto ocurra, procuraran cuidarla.  Asegurate de tener un motivador para que se mantenga dentro de la salud adecuada y que los stakeholders reciban un informe periódico de las mismas, esto te ayudará como herramienta si necesitas sustento para los tomadores de decisiones.

  3. Gestión de entregables y medición de tiempos;  ya sea que tengas planificado entregas secuenciales (como metodologías ágiles) o de la manera tradicional, esto deberás revisarlo con el cliente y llevar un manejo del cambio consensuado. Ásegurate de pasar por un proceso de planificación de calidad y revisarlo al iniciar cada etapa con tu equipo de trabajo.

  4. Gestión de comunicación con todas las partes involucradas y la base documental con la que iniciaras. 

 

Una práctica genial que incrementará tus esfuerzos y sumará más seguidores de la metodología, es incorporar un espacio en el que quienes trabajaron en el proyecto, personas internas, externas e interesados puedan revisar los resultados y discutir las lecciones aprendidas que son el insumo principal para la oportunidad de mejora en tu organización, ya que el equipo de proyectos suele ser un equipo que trabaja con casi todas las áreas de la empresa, desde ventas, finanzas, productos, personal técnico, recursos humanos, gerencias, en fin, sumarás más motivos para seguir adelante cierre de proyecto  tras cierre de proyecto.

 

Como apoyo a tu decisión, puedes basarte en la última publicación de PM Network del PMI®, la cual, en la edición Diciembre 2015, colaboró con Economist Intelligence Unit (EIU), The Boston Consulting Group(BCG) y Deloitte para la Thought Leadership Series 2015, sobre gestión de portafolios,  donde se realiza una comparación de porcentaje de organizaciones que cuentan con un alto nivel de madurez en sus oficinas de proyectos vs con las que cuentan con bajo nivel.  Ambas alcanzan porcentajes importantes, sin embargo, se ve claramente que entre más alineado y más madurez de las oficinas, mayor es el éxito en entregas a tiempo, dentro del presupuesto y en el cumplimiento de los objetivos e intenciones comerciales iniciales.  Los dejo con estas gráficas sacadas del artículo – “Tomar la delantera”, PMNetwork2015, Edición Diciembre.

Uno de los grandes beneficios de establecer metodologías de gestión de proyectos y en especial una gestión completa del portafolio, viene siendo la alineación de los objetivos estratégicos de la empresa con el cumplimiento de las metas y objetivos de cada proyecto. 
Te invito a que te reinventes, te analices o te atrevas a emprender este camino que de seguro te traera a ti y a tu organización resultados positivos, animo! Te deseo suerte.


Melanie de Morales, MGP, PMP®
PMO Lead Founder
melanie.castillo@pmolead.com

Contáctanos 
Oficina: +507. 386.3788  .  contact@pmolead.com  .  Ciudad de Panamá,  Vía Ricardo J. Alfaro, Century Tower, piso M, oficina 14
  • Facebook pmolead
  • Twitter pmolead
  • YouTube pmolead
  • Instagram pmolead