Establece una comunicación efectiva con el Sponsor & Stakeholders!

En cuanto inicia un proyecto solemos realizar una reunión de acercamiento, un kickoff, entre otras con los stakeholders y sponsor del proyecto, lo cuál es correcto en términos de conocer sus expectativas, objetivos, presupuesto, entre otros factores que resultan ser primordiales a la hora de iniciar un proyecto. Sin embargo, la comunicación en el 85% de los casos llega hasta este punto inicial con los stakeholders y más marcado con los sponsors del proyecto, siendo la siguiente intervención cuando ocurre un problema, hay una desviación fuerte, una solicitud de cambio, o ya finalizando el proyecto.

Cuando típicamente lo anterior ocurre, estos stakeholders están muy lejos de la realidad del proyecto y se encuentran con resultados no esperados, expectativas no alcanzadas, entre otros sin sabores que desencadenan en "no tuve visibilidad", "nadie me dijo", "no me enteré" y por ende todas las acciones son reactivas, en lugar de proactivas, lo que desmejora la satisfacción del cliente, que es el punto donde quiero llegar; Comunicación a los stakeholders & sponsors Proactiva y eficiente"

En cuanto estes en las reuniones iniciales del proyecto debes establecer los momentos en los que nuevamente el sponsor y los stakeholders revisarán el progreso del proyecto. La comunicación verbal y escrita que recibirán proactivamente de los aspectos más importantes como hitos de avance, riesgos, estado financiero del proyecto, proyección de recursos, entre otros que debes acordar en conjunto con ellos.

Si lo anterior ocurre, haciendo una combinación muy eficiente de demostración de avance de entregables, ya sea una demo, una visita en campo, pantallas del look and feel entre otras formas que puedes acordar con la capa de stakeholders y sponsor para asegurar que vas por buen camino.

Te puedo afirmar que si sigues estas practicas sencillas y eficientes, que a pesar de cualquier proceso que tenga tu organización puedes llegar a adoptar, al momento de cualquier issue, desvío u otro, todos estarán en la misma página y será mucho más fácil y amigable el cambio; después de todo, que es un proyecto sin cambios?

Te deseo mucha suerte y bendiciones.

Melanie

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